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La gestione della corrispondenza in entrata e in uscita, lo smistamento e l’archiviazione sono processi che, soprattutto per le realtà strutturate, possono assorbire molte risorse ed esporre l’azienda a rischi e ritardi.
Analizzando i processi di governo della corrispondenza dei nostri clienti abbiamo capito quali sono gli errori più comuni che le aziende compiono nella gestione della PEC.
Accesso PEC non sicurizzato
Sicuramente l'errore più diffuso e più sottovalutato consiste nell'accedere alla PEC direttamente con login da webmail, senza un sistema di sicurezza integrato. Tale operatività è rischiosa perchè consente a chiunque in qualsiasi momento di accedere alle informazioni scambiate via PEC.
Nessun log azioni svolte
Strettamente connesso al primo errore e altrettanto frequente è il mancato monitoraggio di chi ha accesso alla casella e delle azioni che compie. Monitorare chi ha fatto cosa è utile, per esempio, a evitare ritardi nella presa in carico di un messaggio.
Divulgazione accidentale di dati
Ogni volta che inoltriamo una PEC, siamo sicuri di indirizzarla al corretto destinatario? Raggiungere la "scrivania giusta" è importante per garantire pertinenza, completezza, non eccedenza delle informazioni, così come previsto dal Regolamento GDPR.
Inoltro a un destinatario non PEC
Inoltrare un messaggio PEC a un destinatario non PEC fa perdere la validità legale alla comunicazione e il controllo delle azioni svolte sulla stessa (per esempio, il destinatario ha preso in carico la PEC? Se sì, come risponde al mittente PEC rimanendo in un circuito certificato?).
Nessuna archiviazione delle comunicazioni
Molte aziende gestiscono le PEC da web mail o da sistemi client che non prevedono un sistema di archiviazione sicuro e protetto da accessi non autorizzati col rischio di perdita e/o diffusione di dati sensibili.
Compi almeno uno di questi errori? Allora la gestione delle PEC nella tua azienda non è GDPR Compliant.
Contattaci per analizzare insieme i processi che coinvolgono la PEC e per capire come mailDocPRO può ottimizzare l'operatività aziendale anche in conformità al regolamento GDPR.