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BNP Paribas Leasing Solutions sceglie mailDocPRO per innovare la comunicazione con la Posta Elettronica Certificata
L'azienda è stata insignita a SMAU Milano 2018 con il Premio Innovazione per i risultati raggiunti con mailDocPRO.
L’azienda
Presente in Italia dal 1967 come BNP e dal 1979 come Paribas, il Gruppo BNP Paribas è operativo sul mercato italiano da oltre 40 anni.
Nel 2006, il gruppo bancario di origine francese, consolida la sua presenza in Italia con l’acquisto di BNL che, a seguito del processo d’integrazione, presidia l’attività di Banca commerciale.
Oggi l’Italia per BNP Paribas rappresenta uno dei suoi quattro mercati domestici insieme a Francia, Belgio e Lussemburgo. Grazie all’acquisto di BNL, e alla presenza di altre società del Gruppo, BNP Paribas mette a disposizione dei clienti italiani prodotti e servizi, dai tradizionali ai più innovativi, in grado di soddisfare le esigenze di privati, professionisti, aziende e istituzioni.
Un settore di eccellenza del Gruppo è quello del leasing: tra le maggiori società di leasing in Italia, BNP Paribas Leasing Solutions è leader da molti anni nel settore “strumentale”. BNP Paribas Leasing Solutions è in grado di offrire soluzioni di finanziamento su misura in tutti i mercati. Dalla semplice operazione di leasing fino a più articolati “progetti di noleggio” in particolare nel campo dell’IT attraverso la gestione integrata del parco informatico.
BNP Paribas Leasing Solutions dal punto di vista societario si è strutturato attraverso cinque entity, che devono gestire flussi di comunicazione in entrata e in uscita, verso clienti, fornitori, garanti e dealer.
L’idea in breve
La complessità della struttura e dell’organizzazione ha indotto la struttura ICT ad agire, già nel 2015, per ottimizzare la comunicazione aziendale, iniziando dalla gestione delle caselle PEC che sono oltre 50 per le cinque entity.
È stata così implementata all’interno di BNP Paribas Leasing Solutions l’applicazione mailDocPRO, che gestisce le comunicazioni aziendali (via PEC ma non solo) ottimizzando i processi, riducendo costi, snellendo le procedure e aiutando le imprese a rispettare quanto prescrive il GDPR.
L’applicazione gestisce le caselle in modo centralizzato, i profili di accesso e i mittenti delle risposte e consente a più persone di accedere alle caselle stesse.
È stato inoltre migliorato il processo di gestione delle mail in entrata, per evitare inoltri, duplicazioni, sovrapposizioni e prevenire il rischio opeartivo legato alla mancata gestione delle PEC: un sistema di contrassegni colorati accompagna il workflow della PEC, dal momento dell’assegnazione, allo smistamento verso un altro servizio, all’accettazione o eventuale rifiuto. Questo sistema impedisce che una PEC non sia presa in carico e non abbia risposta.
La gestione del flusso di ingresso ha trovato la sua naturale evoluzione nella gestione della comunicazione in uscita, a 360°. MailDocPRO si interfaccia con il database delle anagrafiche aziendali (costituito da oltre un milione di soggetti), con un flusso quotidiano bidirezionale di aggiornamento e sincronizzazione.
La comunicazione in uscita utilizza sia il canale PEC, sia il servizio dematerializzato di Poste Italiane (lettere prioritarie, raccomandate, telegrammi, ricevute di ritorno...).
Inoltre, l’applicazione è usata per l’invio della ‘welcome letter’ con gli allegati. In questo caso l’invio è massivo e del tutto automatizzato, con la possibilità di optare tra il canale PEC e quello Poste Italiane. Il sistema consente la tracciabilità di tutte le comunicazioni ricevute e inviate e l’archiviazione per mese e per anno.
I benefici
La gestione delle PEC aziendali attraverso l’applicazione mailDocPRO ha portato a un risparmio per l’azienda in termini di costi e di tempo di lavoro, ha ridotto i rischi operativi (smarrimento delle PEC arrivate), ha migliorato tempi e gestione delle risposte alle PEC ricevute. Inoltre, ha favorito gli adempimenti relativi al GDPR, per la protezione dei dati e della privacy.